PATVIRTINTA Valstybinės vaistų kontrolės tarnybos prie Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijos viršininko 2021 m. birželio 17 d. įsakymu Nr. (1.4E)1A-705 VALSTYBINĖS VAISTŲ KONTROLĖS TARNYBOS
PRIE LIETUVOS RESPUBLIKOS SVEIKATOS APSAUGOS MINISTERIJOS
VIDAUS KONTROLĖS POLITIKA I SKYRIUS
BENDROSIOS NUOSTATOS 1. Valstybinės vaistų kontrolės tarnybos prie Lietuvos Respublikos sveikatos ministerijos vidaus kontrolės politika (toliau – Politika) reglamentuoja Valstybinės vaistų kontrolės tarnybos prie Lietuvos Respublikos sveikatos ministerijos (toliau – Tarnyba) vidaus kontrolės tikslus, principus, įgyvendinimą, elementus, dalyvius, analizę ir vertinimą.
2. Politika parengta vadovaujantis Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatymu (toliau – Įstatymas), Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 „Dėl vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje“.
3. Šioje politikoje vartojamos sąvokos:
3.1. Integruota vadybos sistema – Tarnyboje įdiegta ir visoje jos veikloje taikoma vadybos sistema, apimanti standartų LST EN ISO 9001:2015, LST EN ISO/IEC 27001:2017 ir LST EN ISO/IEC 17025:2018 reikalavimus.
3.2. Proceso savininkas – Tarnybos viršininko paskirtas valstybės tarnautojas ar darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį (toliau – darbuotojas), atsakingas už jam priskirto proceso vyksmo planavimą ir planuojamų rezultatų pasiekimą.
4. Kitos šioje Politikoje vartojamos sąvokos suprantamos taip kaip jos apibrėžtos Lietuvos Respublikos vidaus kontrolės ir vidaus audito įstatyme bei kituose teisės aktuose.
II SKYRIUS
VEIKLĄ REGLAMENTUOJANTYS TEISĖS AKTAI
5. Tarnybos veiklą reglamentuojančių Europos Sąjungos ir nacionalinių teisės aktų aktualus sąrašas yra skelbiamas Tarnybos interneto svetainės www.vvkt.lt skiltyje „Teisinė informacija“. III SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS TIKSLAI 6. Tarnybos vidaus kontrolė yra Tarnybos viršininko sukurta ir rizikos valdymui skirta kontrolės sistema, padedanti siekti šių tikslų:
6.1. vykdyti Tarnybos veiklą laikantis jai nustatytų teisės aktų reikalavimų;
6.2. saugoti Tarnybos turtą nuo sukčiavimo, iššvaistymo, pasisavinimo, neteisėto valdymo, naudojimo ir disponavimo juo ar kitų neteisėtų veikų;
6.3. vykdyti veiklą laikantis patikimo finansų valdymo principo, grindžiamo:
6.3.1. ekonomiškumu, kuris suprantamas kaip minimalus išteklių panaudojimas užtikrinant vykdomos veiklos kokybę;
6.3.2. efektyvumu, kuris suprantamas kaip geriausias naudojamų išteklių ir vykdomos veiklos (kiekio, kokybės ir laiko požiūriu) santykis;
6.3.3. rezultatyvumu, kuris suprantamas kaip nustatytų veiklos tikslų ir planuotų rezultatų pasiekimo lygis;
6.4. teikti patikimą, aktualią, išsamią ir teisingą informaciją apie savo finansinę ir kitą veiklą.
IV SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS PRINCIPAI
7. Vidaus kontrolė Tarnyboje įgyvendinama laikantis šių Įstatyme nustatytų vidaus kontrolės principų:
7.1. tinkamumo – vidaus kontrolė pirmiausia įgyvendinama tose Tarnybos veiklos srityse, kuriose susiduriama su didžiausia rizika;
7.2. efektyvumo – vidaus kontrolės įgyvendinimo sąnaudos neturi viršyti naudos, gaunamos atliekant vidaus kontrolę;
7.3. rezultatyvumo – turi būti pasiekti vidaus kontrolės tikslai;
7.4. optimalumo – vidaus kontrolė turi būti proporcinga rizikai ir neperteklinė;
7.5. dinamiškumo – vidaus kontrolė turi būti nuolat tobulinama atsižvelgiant į pasikeitusias Tarnybos veiklos sąlygas;
7.6. nenutrūkstamo funkcionavimo – vidaus kontrolė Tarnyboje turi būti nuolat įgyvendinama. V SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS ĮGYVENDINIMAS IR ELEMENTAI 8. Vidaus kontrolė Tarnyboje yra reglamentuota Tarnybos viršininko įsakymuose bei Integruotos vadybos sistemos dokumentuose ir apima šiuos vidaus kontrolės elementus:
8.1. kontrolės aplinką – Tarnybos organizacinę struktūrą, detalizuotą pareigybių sąraše, padalinių nuostatuose bei darbuotojų pareigybių aprašymuose, personalo valdymo politiką, aprašytą Personalo valdymo procedūroje 1/P-04, darbuotojų elgesio reikalavimus, nustatytus vidaus tvarkos taisyklėse bei Lietuvos Respublikos valstybės tarnybos įstatyme, kompetenciją, detalizuotą pareigybių aprašymuose ir kitus veiksnius, turinčius įtakos vidaus kontrolės įgyvendinimui ir kokybei.
8.2. rizikos vertinimą, kuris atliekamas vadovaujantis reikalavimais, reglamentuotais Integruotos vadybos sistemos vadove, Planų rengimo ir jų vykdymo kontrolės procedūroje (1/P-11) bei Informacijos saugumo rizikos valdymo procedūroje (1/P-13), ir kuris apima Tarnybos veiklą bei informacijos saugumą įtakojančių rizikos veiksnių nustatymą, jų poveikio Tarnybos veiklai ir tikslų pasiekimui bei tikimybės analizę.
8.3. kontrolės veiklą – kontrolės priemonių, kuriomis siekiama sumažinti ar pašalinti neigiamą rizikos veiksnių poveikį Tarnybos vykdomai veiklai, parinkimą ir tobulinimą. Šios kontrolės priemonės apima:
8.3.1. įgaliojimų ir leidimų suteikimą, tuo užtikrinant, kad būtų vykdomos tik Tarnybos viršininko patvirtintos procedūros, tvarkos ir pan.;
8.3.2. funkcijų atskyrimą, siekiant išvengti galimų interesų konfliktų, korupcijos apraiškų bei klaidų;
8.3.3. prieigos kontrolę, kuria siekiama užkirsti kelią neteisėtam Tarnybos turto ir dokumentų naudojimui, užtikrinti informacijos saugumą;
8.3.4. veiklos ir jos rezultatų peržiūrą – atliekant Tarnybos veiklos procesų ir jų tikslų pasiekimo rezultatų stebėseną ir vertinimą (teisėtumo, ekonomiškumo, efektyvumo ir rezultatyvumo požiūriu) bei gautų rezultatų palyginimą su planuotais;
8.3.5. veiklos priežiūrą – konkrečių užduočių priskyrimas darbuotojams atsižvelgiant į jų pareigybės aprašymuose nustatytas funkcijas, tų užduočių įgyvendinimo kontrolė ir peržiūrą, atsiskaitymo periodiškumo nustatymas;
8.3.6. technologijų naudojimą – tvarkų ir kontrolės mechanizmų, užtikrinančių Tarnybos informacinių technologijų bei informacinių sistemų veiklą bei tinkamą nustatytų veiklos priemonių sukūrimą, saugos politikos nustatymą ir taikymą, informacinių technologijų įsigijimo, priežiūros ir palaikymo veiksmų kontrolę;
8.3.7. politikų ir procedūrų, reglamentuojančių Tarnybos vidaus kontrolę įgyvendinimą, taikymą.
8.4. informavimą ir komunikaciją – su vidaus kontrole susijusios aktualios, išsamios, patikimos ir teisingos informacijos gavimą ir savalaikį teikimą Tarnybos viduje ir į išorę, Tarnybos Integruotos vadybos sistemos vadove aprašytomis informacijos komunikavimo priemonėmis, užtikrinant informacijos saugumo reikalavimų laikymąsi.
8.5. stebėseną – visų Tarnybos darbuotojų vykdant jiems pavestas funkcijas atliekamą nuolatinį ir (arba) periodinį stebėjimą ir vertinimą, kai analizuojama, ar vidaus kontrolė Tarnyboje įgyvendinama pagal Tarnybos viršininko patvirtintą Politiką ir ar ji atitinka pasikeitusias veiklos sąlygas. VI SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS DALYVIAI 9. Tarnybos vidaus kontrolės dalyviai – visi Tarnybos darbuotojai:
9.1. Tarnybos viršininkas – atsako už vidaus kontrolės, atitinkančios Įstatymo reikalavimus, Tarnyboje sukūrimą, jos įgyvendinimą ir tobulinimą, informacijos apie vidaus kontrolės įgyvendinimą Tarnyboje pateikimą Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijai (toliau – Sveikatos apsaugos ministerija).
9.2. Procesų savininkai, vadovaudamiesi Integruotos vadybos sistemos reikalavimais, vertina procesų rizikas, numato galimus nepriimtinos rizikos valdymo veiksmus;
9.3. Tarnybos Strateginio planavimo ir kokybės valdymo skyrius atsakingas už vidaus kontrolės užtikrinimą:
9.3.1. peržiūri ir tvarko Politikos tvarkos aprašą;
9.3.2. vykdo vidaus kontrolės aplinkos priežiūrą ir vertinimą;
9.3.3. analizuoja procesų rizikos vertinimo rezultatus, pasiūlytus rizikos valdymo veiksmus ir teikia Tarnybos viršininkui apibendrintą informaciją;
9.3.4. teikia Tarnybos viršininkui Politikos įgyvendinimo stebėsenos rezultatų ataskaitą;
9.3.5. rengia informaciją apie vidaus kontrolės įgyvendinimą ir teikia Tarnybos viršininkui tvirtinti;
9.3.6. teikia siūlymus Tarnybos viršininkui dėl vidaus kontrolės tobulinimo.
9.4. Tarnybos struktūrinių padalinių vadovai bei Tarnybos viršininko įsakymais kontrolės veiksmus vykdyti paskirti darbuotojai, pagal kompetenciją prižiūri vidaus kontrolės įgyvendinimą ir jos atitiktį Tarnybos viršininko nustatytai Politikai, atlikdami nuolatinę stebėseną, ir teikia Strateginio planavimo ir kokybės valdymo skyriui informaciją apie pastebėtas vidaus kontrolės problemas;
9.5. kiti Tarnybos darbuotojai teikia Strateginio planavimo ir kokybės valdymo skyriui informaciją apie tiesioginių funkcijų atlikimo metu pastebėtas vidaus kontrolės politikos įgyvendinimo problemas;
9.6. reikalavimų nesilaikymo atveju bet kuris tai pastebėjęs vidaus kontrolės dalyvis turi imtis neatitikties valdymo veiksmų numatytų Neatitikčių ir korekcinių veiksmų valdymo procedūroje 1/P-02.
10. Vidaus kontrolės dalyvių pareigos ir atsakomybė nustatytos Tarnybos darbuotojų pareigybių aprašymuose, Integruotos vadybos sistemos dokumentuose ir kituose Tarnybos vidiniuose teisės aktuose.
11. Periodinę vidaus kontrolę Tarnyboje atlieka Sveikatos apsaugos ministerijos vidaus auditoriai. Jie teikia Tarnybos viršininkui rekomendacijas dėl vidaus kontrolės tobulinimo, konsultuoja Tarnybos viršininką ir Tarnybos struktūrinių padalinių vadovus vidaus kontrolės klausimais. VII SKYRIUS
VIDAUS KONTROLĖS ANALIZĖ IR VERTINIMAS 12. Kartą metuose, vadovybinės vertinamosios analizės metu, atsižvelgiant į pateiktus vidaus kontrolės stebėsenos rezultatus, apimančius visus kontrolės elementus, yra atliekama vidaus kontrolės analizė ir vertinimas. Analizės metu yra nagrinėjami duomenys apie Tarnybos vidaus kontrolės veiklos trūkumus, pokyčius, atitiktį nustatytiems reikalavimams bei vidaus ir kitų auditų rezultatai.
13. Vidaus kontrolė Tarnyboje yra vertinama:
13.1. labai gerai – jei visa rizika yra nustatyta ir valdoma, vidaus kontrolės trūkumų nerasta;
13.2. gerai – jei visa rizika yra nustatyta ir valdoma, bet yra vidaus kontrolės trūkumų, neturinčių neigiamos įtakos Tarnybos veiklos rezultatams;
13.3. patenkinamai – jei visa rizika yra nustatyta, tačiau dėl netinkamo rizikos valdymo yra vidaus kontrolės trūkumų, kurie gali turėti neigiamą įtaką Tarnybos veiklos rezultatams;
13.4. silpnai – jei ne visa rizika yra nustatyta, nevykdomas rizikos valdymas ir vidaus kontrolės trūkumai daro neigiamą įtaką Tarnybos veiklos rezultatams.
14. Vertinimo rezultate daromos išvados dėl vidaus kontrolės veiksmingumo ir priimami sprendimai dėl vidaus kontrolės tobulinimui reikalingų priemonių įgyvendinimo. VIII SKYRIUS
BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS 15. Politikos peržiūra ir, esant poreikiui, keitimas atliekamas atsižvelgiant į vidaus kontrolės politikos parengimą reglamentuojančių dokumentų pasikeitimus, bei integruotos vadybos sistemos pokyčius, susijusius su vidaus kontrolės politikos įgyvendinimu.
16. Kartą metuose, vadovaujantis Vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos finansų ministro 2020 m. birželio 29 d. įsakymu Nr. 1K-195 „Dėl vidaus kontrolės įgyvendinimo viešajame juridiniame asmenyje“ (toliau – Aprašas), V skyriaus nuostatomis, Tarnyba teikia Sveikatos apsaugos ministerijai Aprašo 30 punkte nurodytą informaciją. ________________ |
